あいまいな指示はお互いが嫌な思いをする

上記の指示をそれぞれ分解します。

仕事を頼まれた側は、次のような箇所で判断に迷うのです。

「なるべく早く」→具体的に何日の何時までに仕上げればいいのかわからない
「20部くらい」→ちょうど20部印刷すればいいのか、若干加減すればいいのかわからない
「見やすく拡大コピー」→どのくらいの縮尺でコピーをとればいいのかわからない
「できたら部長に渡して」→できあがったコピーをすべて部長に渡せばいいのかどうかわからない

ここまであいまいだと、意図が正確に伝わらず、必ず仕事の仕上がりに不満を持ちます。

部下にしてみても、あいまいなまま進めた仕事にダメ出しを受けても、モチベーションが下がる一方。

お互いが嫌な思いをするのです。

仕事の指示は必ず「5W3H」を心掛けましょう。

「When＝いつ」「Where＝どこで」「Who＝誰が」「What＝何を」「Why＝なぜ」「How＝どのように」「How many＝いくつ」「How much=いくら」を当てはめて指示を出すことが大事です。

指示内容によっては、必ずしも「5W3H」すべてが埋まるわけではありませんが、できるだけ多 くの要素を伝えることが大切です。

先の指示の場合、以下のように指示を出せば、部下も誤解せず、正確な仕上がりが期待できます。

「この資料をコピーしてほしい。今日の午後３時からの会議で使うので、私が外出から戻る２時までにお願い。部数は20部。125％に拡大コピーして見やすくしてほしい。できあがったら１部を部長に渡し、残りを私の机上に置いてください。何か不明点は？」

実際、ここまで的確な指示ができる上司はあまり多くないかもしれません。

しかし、的確な指示は業務の効率化、ひいては業績アップにつながります。社長さんはもちろん、管理職にも指示出しの「5W3H」を徹底してみてはいかがでしょう。